Termine, Adressen, Aufgaben, Events - es gibt so Einiges, was man im Berufsalltag im Griff haben sollte. Und manchmal reicht das Gedächtnis einfach nicht aus. Die erste Hilfe für diese Probleme sind Paperware-Organizer, also die guten kleinen gebundenen Ringbücher mit Kalenderblättern und sonstigen Formularen. Seit fast 20 Jahren widmet sich die Firma Time/system diesem Metier und hat immer besser an die täglichen Bedürfnisse angepaßte Organizer entwickelt.
Ein Problem der Paperware bleibt jedoch der Datenaustausch mit anderen, der bei Paperware schlicht und einfach in Diktieren und Abschreiben endet. Außerdem sind Einladungen zu Meetings auch immer recht umständlich und mehrfaches Verschieben von Terminen macht noch dem Radiergummi Spaß.
Deshalb hat Time/system schon vor einiger Zeit damit begonnen, die über Jahre hinweg gesammelte Erfahrung auch in Software umzusetzen. Seit Juni 1999 ist die Version 5.0 des TaskTimer erhältlich. Mit dem TaskTimer kann man all die Dinge machen, die man auch mit seinem Paperware-Organizer machen kann und wer diesen immer noch gerne benutzt – wer hat schon in jeder Besprechung seinen PC mit dabei, der kann die Informationen auch ausdrucken. Natürlich genau passend für seinen Time/system Organizer.
Verwalten von Terminen, Adressen, Aufgaben und Events ist für den TaskTimer nur die Pflicht, die er bereits mit Bravour erledigt. Denn zu allen Punkten lassen sich umfangreiche Detailinformationen speichern. Man könnte jetzt ja der Meinung sein, daß sich all das ja auch mit Outlook erledigen ließe. Na ja, zum Teil sicherlich, aber die Verwaltung der vielen Details und – und jetzt kommt eine weitere Besonderheit – die Verknüpfung verschiedener Dinge kann Outlook halt doch nicht bieten. So könnte man zum Beispiel einen Termin bei einem Lieferanten mit dem entsprechenden Adreßdatensatz und der Datei mit dem Anfahrtsplan verknüpfen.
Aber der TaskTimer kann nicht nur Termine und Informationen managen. Mit ihm lassen sich auch Projekte und Ziele definieren, verfolgen und managen – zumindest bis zu einer gewissen Größe. Ab einer bestimmten Größe ist es sicherlich ratsam eine "ausgewachsene" Projektmanagement-Software mit Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen und allem Pipapo zu verwenden. Aber Projekte mittlerer Größe und mit nicht allzu fein untergliederten Aufgaben lassen sich mit dem TaskTimer hervorragend managen.
Auch bei der Definition von Zielen ist Einiges geboten, denn dort lassen sich auch die kritischen Erfolgsfaktoren zur Zielerreichung eintragen und entsprechend mitverwalten.
Prinzipiell sind all die genannten Merkmale auch in der Einzelplatzversion nutzbar. Die ganze Stärke spielt der TaskTimer aber erst im Netzwerk aus. Dann lassen sich online Besprechungstermine planen (mit weniger Verschiebungen, da freie Termine der einzelnen Teilnehmer im Voraus bekannt sind) und auch die zugehörigen Unterlagen zur Vorbereitung der Besprechung sind für alle Teilnehmer online verfügbar. Benötigt man bestimme Ressourcen, wie z.B. Besprechungsraum, Beamer, Videokonferenzequipment oder einen Firmenwagen, dann lassen sich diese Ressourcen ebenfalls online buchen.
Bei der Projektverfolgung und dem Projektmanagement lassen sich Aufgaben delegieren und der Status der einzelnen Aufgaben jederzeit verfolgen. Auch hier sind vielfältige Verknüpfungsmöglichkeiten geboten. Aufgaben lassen sich über sogenannte Referenzen gruppieren – unabhängig davon, ob diese Teil eines Projektes sind. So kann man z.B. unter der Referenz "Budget" alle Aufgaben zusammenfassen, die zur Erstellung des jährlichen Budgetplanes notwendig sind.
Termine, Kontakte und Aufgaben können direkt per Email verschicket werden. Daten, die über MS Exchange empfangen werden, können per Drag&Drop direkt in den Tages-, Wochen- oder Monatsplan des TaskTimer übernommen werden, und mit einem Zusatzmodul lassen sich sogar Termine online zwischen TaskTimer und MS Outlook oder MS Exchange Anwendern abstimmen. Somit ist auch eine gute Kommunikation mit Benutzern möglich, die TaskTimer nicht einsetzen.
Wer einen elektronischen Organizer, PDA oder Windows CE Rechner sein Eigen nennt, der kann die Daten aus dem TaskTimer über die Intellisync Schnittstelle von PUMA Technologies übertragen.
TaskTimer kann mit seiner eigenen Datenbank arbeiten, aber eine Anbindung an Datenbanken wie Oracle, Sybase, SQL Server und DB/2 ist genauso möglich.
Für Firmen bietet Time/system auch eine Einführungsunterstützung an, denn installiert ist die Software schnell und auch der Umgang damit fällt leicht. Um TaskTimer firmenweit effektiv einsetzen zu können, ist es aber auch nötig, daß die Anwender die dahinterstehenden Konzepte verstehen. Dieses Wissen wird in Trainings vermittelt. Außerdem ist in der Online-Hilfe auch ein Kapitel "Konzeptionelle Hilfe" vorhanden, das die wichtigsten Konzepte und Vorgehensweisen beschreibt.
Der TaskTimer 5.0 ist eine sehr leistungsfähige Software, die ihre ganze Stärke im Projekt- und Teammanagement ausspielen kann. Aber auch die Einzelplatzversion bietet Vieles mehr, was andere Systeme nicht abdecken können. Wer jetzt neugierig geworden ist, der sollte sich die kostenlose Demoversion von der Time/system Homepage herunterladen und mal reinschnuppern.
Systemvoraussetzung:
ab 486er, 16 MB RAM, 10 MB Festplatte, ab Windows95
troja2html © Wolfram Proske